Um programa voltado à Gestão Documental do Poder Judiciário da Paraíba foi instituído por meio de resolução aprovada na sessão do Pleno do TJPB, realizada nessa quarta-feira (29). O objetivo é assegurar a proteção, a destinação, a guarda, a preservação e o acesso aos documentos produzidos e recebidos no exercício de atividades jurisdicionais e administrativas conforme critérios definidos no documento. Os trabalhos previstos serão delegados à Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD), que será criada e  subordinada à Comissão de Acervos e Avaliação de Documentos, presidida pelo desembargador Marcos Cavalcanti de Albuquerque, que também responde pela Comissão de Cultura e Memória do Poder Judiciário do Estado.

O documento descreve como gestão de documentos – nos termos da Lei nº 8.159/91 – o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, classificação, avaliação, destinação, preservação e arquivamento de todos os registros documentais produzidos e recebidos pelos órgãos do Poder Judiciário do Estado da Paraíba, independentemente do suporte em que foram registrados, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente, conforme seu valor informativo, probatório ou histórico.

A Resolução, que será publicada no Diário da Justiça eletrônico desta segunda-feira (4), considerou, entre outros aspectos, a necessidade de uma política integrada de padronização, classificação, avaliação, descrição e preservação dos documentos judiciais, em consonância com o que dispõe a Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que trata da política nacional de arquivos públicos e privados. Levou em conta, ainda, as diretrizes básicas de gestão de documentos estabelecidas pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), por meio da Resolução nº 26, de 6 de maio de 2008.

Conforme disposto no documento aprovado, para fins de preservação da memória do Judiciário, o magistrado poderá determinar a marcação, por meio de selo, de documentos, processos judiciais ou administrativos, em tramitação ou arquivados, cujo assunto seja considerado de grande valor para o Tribunal de Justiça do Estado da Paraíba e para a sociedade. A Comissão analisará em última instância a procedência ou não da indicação.

Para o presidente do TJPB, desembargador Márcio Murilo da Cunha Ramos, a Resolução representa um dos sonhos que ele tinha como magistrado: dar um destino aos milhares de processos que se encontram em arquivos, cuja manutenção com limpeza, aluguel e mobiliário onera os cofres do Judiciário.

Márcio Murilo afirmou que os estudos e o planejamento desse programa são um importante marco na história do Judiciário estadual. “Estudamos minuciosamente, com total cautela, seguindo a resolução mestra do CNJ. Estipulamos que todos os processos arquivados antes de 5 de outubro de 1988 serão preservados, assim como os que tiverem um cunho histórico. Haverá uma retirada estrategicamente controlada para registros históricos”, explicou, acrescentando que os feitos que versam sobre homicídios não serão descartados, e que os criminais terão as denúncias e sentenças preservadas.

Para o gestor do TJ, um dos pontos positivos dessa Resolução é a descentralização da destinação e descarte desse processo, pois o juiz que tiver mais dificuldade de armazenamento e arquivamento de processo dará prioridade a esse sistema e poderá utilizar a própria força de trabalho do Tribunal, servidores historiadores e arquivistas, que foram revelados através do BI, que tem todos os dados dos servidores do Poder Judiciário estadual. “Será o chamamento do apoio dos juízes diretores de fóruns para o descarte de documentos, considerando que terão autonomia para fazer as priorizações no que se refere a essa destinação, visto que uma comarca diferencia da outra quanto à dificuldade de armazenamento desse processo”, revelou.

O presidente lembrou, ainda, que o foco será primeiramente nos processos que já foram digitalizados e que, antes do descarte, haverá a publicação de editais para consultar partes e advogados que tenham interesse em ficar com o documento. Márcio Murilo disse, também, que eles não serão incinerados, mas, picotados. “Nos preocupamos com a reciclagem e com a doação a instituições para gerarmos fonte de sustento econômico para aqueles que atuam neste ramo”, salientou.

Já o presidente da Comissão de Acervos, desembargador Marcos Cavalcanti, enfatizou que a iniciativa vai garantir mais espaços nas dependências do Judiciário e gerar economia. “Em tempos de restrições orçamentárias, a medida promoverá uma grande economia, considerando os aluguéis que o Tribunal paga somente para arquivo em diversas unidades do interior. Também viabilizará espaços nas dependências do Tribunal, seus anexos e nos fóruns do Estado”, pontuou.

O presidente da Comissão destacou, ainda, que todos os processos anteriores a 1988, deverão permanecer nos arquivos, e aqueles posteriores a esta data serão, criteriosamente, avaliados por uma comissão de técnicos, para que, só depois, seja feito o descarte.

“Nesta comissão, teremos advogado, historiador, arquivista, juiz e outros profissionais ligados ao trabalho. Outra preocupação que tivemos foi com o social, de modo que os descartes serão doados a pessoas que trabalham como catadores de papelão e instituições de caridade, com fins filantrópicos, cujos membros não recebam remuneração. Este fator da destinação social nesta circunstância da pandemia do Coronavírus, a Covid-19, é uma ação importante tomada pelo TJPB”, analisou Marcos Cavalcanti.

A gerente de Projetos do TJPB, Caroline Leal, explicou que o Programa foi um dos primeiros projetos estratégicos da atual gestão, cujos trabalhos foram iniciados em fevereiro de 2019 por uma equipe formada por ela, pelos juízes Meales Melo (auxiliar da Presidência), Carlos Sarmento e Jailson Shizue e pela servidora Rainner Amaral. Na fase inicial, a equipe se manteve em análise dos normativos provenientes do CNJ e de outros estados, correlacionando com a realidade prática do TJPB, através das experiências dos magistrados participantes.

“O próximo passo é desenvolver o Plano de Ação com todas as providências necessárias para a implantação do Programa. Vão desde a definição de algumas comissões, adequações nos sistemas processuais, convênio com cooperativas de papel, elaboração de orientações aos magistrados diretores de fórum, dentre outras”, revelou Caroline.

Por sua vez, o magistrado Jailson Suassuna Shizue, titular da Vara Única de Bananeiras, contou que o procedimento para se chegar à Resolução foi longo e demandou muito tempo e muitas reuniões de estudo da Lei Federal, das Resoluções do CNJ, que regulamentam a matéria. “Trata-se de uma Resolução moderna, que diz respeito à gestão dos documentos do Tribunal, não só dos processos judiciais, mas, também, dos processos e documentos administrativos. Essa Resolução inclui, ainda, os processos eletrônicos, já prevendo a necessidade de futuramente começar a descartá-los”, explicou.

Para o magistrado, a Resolução tem uma importância histórica para o Tribunal e que, além de significar economia, irá melhorar as condições de trabalho tanto dos servidores, quanto dos juízes, tendo em vista que o descarte proporcionará mais espaços físicos nos gabinetes e nos cartórios, tornando os ambientes salubres e mais confortáveis.

Todos os documentos do Poder Judiciário serão classificados, para fins de arquivamento, conforme as fases do ciclo documental, em correntes, intermediários e permanentes. A Resolução prevê, ainda, que a Diretoria de Tecnologia da Informação (Ditec) atuará, conjuntamente, subsidiando tecnicamente as Comissões, na gestão de documentos eletrônicos, especialmente no que se refere à geração, uso, tramitação, classificação, avaliação, destinação e acesso aos documentos digitais.

Membros do Programa – É composto pelos integrantes do Comitê Permanente de Preservação e Gestão Documental (COMPPGED), das Comissões Permanentes de Avaliação e Eliminação de Documentos Judiciais e Administrativos (CPADs) – em quantidade definida pelo COMPPGED – das unidades de Arquivos Judiciais e Administrativos e das unidades Judiciais e Administrativas geradoras dos documentos. As atribuições de cada um estão especificadas na Resolução.

COMPPGED – Será composto pelo vice-presidente do Tribunal de Justiça, que o presidirá; pelos membros das Comissões Permanentes previstas no artigo 119, incisos IX e XI, do Regimento Interno; por três magistrados nomeados pela Presidência, sendo um indicado pela Corregedoria-Geral de Justiça; pelos diretores Administrativo e de Tecnologia da Informação e por um servidor membro das CPADs.

Por Gabriela Parente / Gecom – TJPB